전체 글41 불필요한 반복 피하기 이메일이나 문서를 작성할 때 불필요한 반복을 피하는 것은 가독성을 높이고, 메시지를 더 효과적으로 전달하는 데 중요합니다. 같은 내용을 여러 번 반복하면 읽는 사람이 지루해지고, 핵심 정보가 묻힐 수 있습니다.다음은 불필요한 반복을 피하는 방법과 효과적인 표현 방식입니다.📌 불필요한 반복을 피하는 5가지 원칙1️⃣ 같은 의미의 문장을 여러 번 쓰지 않기📌 한 문장에서 이미 전달된 내용은 다시 설명하지 마세요.✅ 잘못된 예시 ❌"이 문제를 해결하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 저희는 이 문제를 빠르게 해결할 수 있도록 노력하고 있습니다."✅ 올바른 예시 ✅"이 문제를 빠르게 해결하기 위해 최선을 다하고 있습니다."💡 한 문장에서 의미가 전달되면, 비슷한 내용을 반복하지 않는 것이 중요합니다.2️⃣ .. 2025. 2. 13. 대상에 따라 이메일 길이 조절하기 이메일은 대상에 따라 길이를 적절히 조절하는 것이 중요합니다. 너무 길면 핵심이 묻힐 수 있고, 너무 짧으면 성의 없어 보일 수 있습니다. 상대방이 누구인지, 어떤 목적의 이메일인지 고려하여 명확하고 간결하게 작성하는 것이 핵심입니다.📌 이메일 길이 조절 기준 (대상별 가이드라인)1️⃣ 상사 및 경영진에게 보내는 이메일📌 핵심만 간결하게 전달하되, 논리적인 구조를 유지해야 합니다.✅ 불필요한 인사말과 배경 설명은 최소화✅ 결론을 먼저 말한 후, 필요한 근거를 제시✅ 가독성을 높이기 위해 항목별 정리📌 이메일 길이: 3~5줄 (필요 시 10줄까지 가능)📌 예시:제목: [보고] 3월 마케팅 예산 조정 건안녕하세요, OOO님.3월 마케팅 예산 조정에 대한 검토 결과를 공유드립니다.기존 예산: 1,000.. 2025. 2. 13. 이메일 회신에 대한 예절 이메일 회신 시 올바른 예절을 지키면 신뢰를 높이고, 원활한 커뮤니케이션을 유지할 수 있습니다. 업무 이메일은 단순한 메시지가 아니라, 당신의 전문성과 배려심을 보여주는 중요한 요소이므로 아래 가이드를 참고하세요.📌 이메일 회신 예절 8가지1️⃣ 가능한 빠르게 회신하기📌 이메일을 받은 후 24시간 이내에 회신하는 것이 기본 예절입니다.✅ 긴급한 이메일은 즉시 답장 또는 최소한 확인했다는 응답을 보내세요.✅ 시간이 필요한 경우, 언제까지 답변할지 미리 알려주기"메일 확인하였습니다. 해당 내용 검토 후 내일 오전까지 답변드리겠습니다."2️⃣ 제목 유지 또는 적절한 수정하기📌 제목을 그대로 유지하면 메일 스레드를 추적하기 쉽습니다.✅ "RE:"가 붙은 제목을 유지하여 원래 메일과 연결되도록 하기✅ 내용이.. 2025. 2. 13. 첨부파일 다루는 법 이메일이나 문서를 보낼 때 첨부파일을 올바르게 다루는 법을 익히면, 업무의 신뢰도를 높이고 실수를 줄일 수 있습니다. 파일을 깔끔하게 정리하고, 오류 없이 전달하는 것이 핵심입니다.📌 첨부파일을 다룰 때 꼭 지켜야 할 6가지 원칙1️⃣ 파일을 보내기 전에 꼭 확인하기📌 보내기 전에 파일을 다시 한 번 체크하세요.✅ 파일이 제대로 저장되었는지 확인하기✅ 올바른 버전의 파일인지 확인하기 (구버전/임시 저장본 X)✅ 비밀번호 설정이 필요한 파일인지 확인하기💡 예방 팁:"이메일을 보내기 전에 항상 파일을 열어 한 번 더 확인하세요!""첨부파일을 깜빡했다면? 파일 없이 보낸 후 바로 추가 메일로 전송!"2️⃣ 파일 이름은 보기 쉽게 정리하기📌 파일명이 애매하면 받는 사람이 찾기 어렵습니다.✅ X 잘못된 예.. 2025. 2. 12. 긴급한 이메일 처리하기 긴급한 이메일을 효과적으로 처리하는 방법을 알고 있으면 업무의 신속성과 신뢰도를 높일 수 있습니다. 예상치 못한 긴급 이메일에도 당황하지 않고 빠르고 정확하게 대응할 수 있도록 아래 전략을 참고하세요.📌 긴급한 이메일 처리 5단계 전략1️⃣ 즉시 이메일 확인 및 우선순위 결정📌 모든 긴급 이메일이 진짜 긴급한 것은 아닙니다.✅ 이메일을 읽고 실제 긴급한지 판단하세요.✅ "즉시 조치해야 하는가?" 또는 "몇 시간 내 대응해도 괜찮은가?"를 고려하세요.💡 긴급 이메일 분류 기준✅ 즉시 조치 필요: 고객 불만, 서비스 장애, 경영진 요청✅ 당일 처리 가능: 프로젝트 마감일, 계약 관련 문의✅ 중요하지만 급하지 않음: 참고 자료 요청, 의견 수렴2️⃣ 빠른 응답 (First Response) 보내기📌 모.. 2025. 2. 12. 이메일 응답 시간 관리하기 📌 이메일 응답 시간 관리 전략이메일 응답 시간을 효과적으로 관리하면 업무 효율성을 높이고, 신뢰감을 줄 수 있습니다. 빠른 응답이 중요하지만, 불필요한 이메일 확인으로 업무가 방해되지 않도록 균형을 맞추는 것이 핵심입니다.1. 이메일 확인 시간 정하기📌 즉시 확인하지 말고 일정한 시간에만 이메일을 체크하세요.✅ 하루 2~3회(예: 오전 10시, 오후 2시, 퇴근 전) 이메일을 확인하는 루틴을 정하면 업무 집중도를 높일 수 있습니다.✅ 긴급한 이메일은 예외로 두되, 대다수의 이메일은 예약된 시간에 확인하도록 습관을 들이세요.2. 응답 시간 기준 설정하기📌 이메일의 중요도에 따라 응답 시간을 정하세요.✅ 긴급 이메일 – 1~2시간 내 회신 (예: 고객 클레임, 경영진 요청)✅ 일반 업무 이메일 – 2.. 2025. 2. 12. 이전 1 2 3 4 5 6 7 다음
